Atualmente as operadoras de telecomunicações enviam as
faturas telefônicas em papel ou em formato digital (PDF e TXT), sendo
necessário separar a parte da fatura correspondente a cada unidade/usuário. Para
o encaminhamento e ateste destas contas é preciso imprimir, separar, nomear,
carimbar, envelopar, entregar e recolher as faturas telefônicas nos seus
respectivos departamentos. E, com o crescente impacto dos gastos telefônicos
nas bases orçamentárias das corporações, esse gerenciamento manual tornou-se altamente
custoso, pois a quantidade de páginas processadas por mês é alta, demandando
muito tempo e trabalho para a realização da atividade.
Para isso, o papel da Gestão de Ateste de Faturas é
a identificação, distribuição automática e encaminhamento eletrônico, para cada
usuário ou gestor responsável pelo ativo fixo ou móvel, de e-mail contendo link
de acesso à sua respectiva fatura telefônica e detalhamento. Permite, assim, a
realização de ateste das ligações telefônicas realizadas no período estabelecido
e emissão de documento de cobrança para restituição (GRU) dos gastos
particulares, assim como emissão de relatório especifico de desconto em folha
pagamento.
Atividades:
- Identificação automática do usuário responsável pelo ativo fixo, móvel ou dados
- Distribuição automática das faturas aos usuários através do e-mail corporativo
- Controle de Cotas
- Ateste eletrônico das ligações telefônicas realizadas com identificação das chamadas profissionais e particulares
- Criação de agenda telefônica particular
- Totalização automática das ligações particulares e extrapolação de cotas
- Geração de documento de cobrança (GRU, DARF, etc) ou arquivo direcionado ao RH para débito na folha de pagamento, possibilitando rápido ressarcimento dos valores
- Envio das mensagens de alerta aos usuários para ateste das faturas telefônicas.
- Utilização de certificados digitais padrão ICP-Brasil, modelo A3, para assinatura digital nos documentos de ateste
- Otimização do processo de distribuição e recolhimento de faturas para ateste pelos usuários
- Redução de gastos com cópias e impressões de faturas para ateste
- Redução em até 20% das despesas com Telecom devido a corresponsabilidade dos usuários de telefonia com o gestor do contrato*.
